Regulaminy

I. Informacje ogólne
1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady uczestnictwa wystawców (dalej: „Wystawcy”) w wydarzeniu NEXT E-MOVE (dalej: „Wydarzenie”) organizowanym przez CETT Sp. z o.o. z siedzibą w Słubicach, ul. Transportowa 8B, 69-100 Słubice, KRS: 0001160861, NIP: 5981660016, REGON: 541154030 (dalej: „Organizator”).
2. Wydarzenie odbędzie się w dniu 10 lipca 2025 r. w godzinach 11:00–19:00 na terenie wskazanym przez Organizatora.
3. Przystąpienie do Wydarzenia jako Wystawca oznacza akceptację niniejszego Regulaminu oraz warunków określonych w korespondencji mailowej. Regulamin jest przekazywany Wystawcy jako załącznik do wiadomości e-mail, w której przesyłany jest również link do formularza zgłoszeniowego.

II. Warunki uczestnictwa
1. Uczestnictwo jako Wystawca możliwe jest wyłącznie po otrzymaniu indywidualnego zaproszenia od Organizatora lub zawarciu porozumienia na podstawie zgodności oferty z tematyką wydarzenia.
2. Wstępna rejestracja odbywa się drogą mailową. Kolejnym krokiem jest wypełnienie formularza online dostępnego pod adresem:
https://docs.google.com/forms/d/159uC_8KbQsXqb4f07eYd3Za1n8xsWIZBIbZ9dZPck
tA/viewform?edit_requested=true
3. Formularz zgłoszeniowy zawiera m.in.: dane kontaktowe, typ prezentowanego rozwiązania/produktu, wymagania techniczne (np. dostęp do zasilania), potrzeby logistyczne oraz planowaną obecność pojazdów demonstracyjnych.
4. Cena uczestnictwa oraz zakres świadczeń ustalane są indywidualnie i potwierdzane drogą mailową.

III. Prawa i obowiązki Wystawcy
1. Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia obecności i obsługi stoiska przez cały czas trwania Wydarzenia, zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Organizatora.
2. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za osoby zatrudnione przy obsłudze stoiska oraz za wszelkie szkody wyrządzone przez siebie lub osoby działające w jego imieniu.
3. Zabronione jest przekazywanie powierzchni wystawienniczej osobom trzecim bez pisemnej zgody Organizatora.
4. Wystawca zobowiązuje się do nieusuwania eksponatów ze stoiska przed oficjalnym zakończeniem Wydarzenia.
5. Wystawca zobowiązuje się do dostarczenia materiałów graficznych, technicznych lub promocyjnych zgodnie z harmonogramem i wymaganiami Organizatora.
6. Wystawcy, którzy udostępniają na miejscu pojazdy demonstracyjne, są wyłącznie odpowiedzialni za ich stan techniczny, bezpieczeństwo użytkowania oraz wszystkie jazdy testowe realizowane z uczestnikami wydarzenia. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody lub zdarzenia związane z tymi pojazdami i ich eksploatacją.
7. Każdy Wystawca jest zobowiązany do aranżacji stoiska w sposób adekwatny do wydarzenia – estetycznie spójny, zgodny z zasadami BHP oraz nieutrudniający ruchu na terenie wydarzenia.

IV. Zasady techniczne i bezpieczeństwo
1. Wystawcy oraz pracownicy firm wykonujących zabudowę zobowiązani są do zapoznania się z rozmieszczeniem podręcznego sprzętu gaśniczego i hydrantów oraz ze sposobem ich użycia w przypadku zaistnienia zagrożenia pożarowego.
2. Wszyscy uczestnicy Wydarzania zobowiązani są do natychmiastowego wykonywania doraźnych poleceń wydawanych przez służby ochrony przeciwpożarowej Organizatora, oraz służb ochrony obiektów dotyczących bezpieczeństwa.
3. Wystawcy oraz firmy wykonujące zabudowę ponoszą całkowitą odpowiedzialność za szkody wynikłe z funkcjonowania urządzeń oraz osób je obsługujących w czasie przygotowania ekspozycji, jej trwania oraz demontażu stoisk.
4. Wyznaczone ciągi komunikacyjne i drogi ewakuacyjne muszą być zawsze drożne. Zabrania się parkowania pojazdów oraz składowania eksponatów i opakowań w miejscach do tego nieprzeznaczonych. Pojazdy i materiały pozostawione w ciągach komunikacyjnych i miejscach do tego nieprzeznaczonych będą z nich usuwane na koszt i ryzyko Wystawcy.
5. Zabrania się wnoszenia na teren Wydarzenia broni, amunicji, materiałów wybuchowych oraz przedmiotów zagrażających bezpieczeństwu osób, oraz innych przedmiotów lub Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody i ubytki w mieniu Uczestników Wydarzenia, spowodowane przez osoby trzecie albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub wskutek siły wyższej, a także niezależną od Organizatora przerwą w dostawie wody lub prądu tudzież innymi podobnymi przyczynami przed, w trakcie i po zakończeniu Wydarzenia .
6. Zabrania się mocowania elementów do konstrukcji namiotów i infrastruktury terenu bez zgody Organizatora.
7. Instalacje elektryczne i inne muszą być wykonane przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami.
8. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad porządku, w tym sprzątania stoiska i jego otoczenia oraz niepozostawiania odpadów poza miejscami do tego przeznaczonymi.
9. Wystawca odpowiada za bezpieczeństwo swojego stoiska, ekspozycji oraz urządzeń. W przypadku naruszenia zasad Organizator może obciążyć Wystawcę dodatkowymi kosztami porządkowymi.
10. Organizator zaleca, aby Wystawca oznaczył swój sprzęt firmowy oraz zapoznał personel z zasadami poruszania się po terenie Wydarzenia.
11. Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wynikłe z niedostosowania się do zaleceń technicznych, organizacyjnych i porządkowych Organizatora.
12. Montaż stoisk oraz oraz rozmieszczenie infrastruktury i pojazdów demonstracyjnych może odbywać się wyłącznie dniu 9 lipca 2025 r. w godzinach 18:00–20:00 oraz 10 lipca 2025 r. w godzinach 6:00–10:00. Organizator rekomenduje wcześniejsze
przygotowanie ekspozycji w dniu 9 lipca. Wszelkie prace prowadzone poza wskazanym harmonogramem wymagają zgody Organizatora.
13. Po demontażu stoiska Wystawca zobowiązany jest do uprzątnięcia zajmowanej powierzchni ekspozycyjnej i przekazania jej Organizatorowi.
14. W przypadku nieuzgodnionego opóźnienia w demontażu eksponatów oraz elementów zabudowy stoiska, Organizator zastrzega sobie prawo do przemieszczania pozostawionych elementów na koszt i ryzyko Wystawcy.
15. Po oficjalnym zakończeniu Wydarzenia Organizator nie gwarantuje dozoru eksponatów oraz wyposażenia pozostawionych na stoisku. Demontaż oraz likwidacja stoiska następuje wyłącznie w ciągu 3 godzin od zamknięcia (zakończenia) Wydarzenia. Istnieje
możliwość dokonania odrębnych uzgodnień z Organizatorem. Ochrona mienia po oficjalnym zakończeniu Wydarzenia jest obowiązkiem Wystawcy, który powinien je zabezpieczyć we własnym zakresie.

V. Zasady promocji i eksponowania treści
1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, Wystawcy przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia. Wystawca ma prawo do wycofania każdej z powyższych zgód na przetwarzanie danych osobowych poprzez wysłanie prośby na kontakt@cett.pl, co pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
2. Przesłanie zgłoszenia uczestnictwa jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora, na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. Nr133, Poz. 833, z późniejszymi zmianami) oraz otrzymywanie informacji na temat wydarzeń i projektów realizowanych przez Organizatora.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania stoisk oraz do wykorzystywania posiadanych materiałów do celów promocyjnych Wydarzenia bez zobowiązań wobec poszczególnych Wystawców oraz osób trzecich.
4. Promocja może być prowadzona wyłącznie w obrębie stoiska, chyba że Organizator wyrazi zgodę na inne formy reklamowe.
5. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie treści prezentowane na stoisku, w tym zgodność z przepisami prawa.
6. W przypadku publicznego odtwarzania muzyki, Wystawca zobowiązany jest do uzyskania stosownych zgód od organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy ekspozycji treści sprzecznych z zasadami współżycia społecznego lub naruszających prawa osób trzecich.

VI. Rezygnacja i zmiany terminu
1. W przypadku rezygnacji Wystawcy z udziału po zaakceptowaniu oferty, obowiązują warunki określone w porozumieniu mailowym.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Wydarzenia lub jego odwołania z przyczyn niezależnych.

VII. Odpowiedzialność i ubezpieczenie
1. Wystawca zobowiązany jest do posiadania ważnego ubezpieczenia OC obejmującego szkody wyrządzone osobom trzecim oraz mieniu.
2. Organizator nie będzie ponosić żadnego rodzaju odpowiedzialności wobec Wystawcy (z tytułu realizacji Wydarzenia, Regulaminu, czynu niedozwolonego, w tym zaniedbania, naruszenia obowiązków ustawowych, przywrócenia stanu poprzedniego lub innego rodzaju) z tytułu jakichkolwiek uszkodzeń ciała, zgonu, szkody bezpośredniej, pośredniej lub utraconych zysków spowodowanych w dowolny sposób, które wynikają lub są związane z Wydarzeniem.
3. Z wyjątkiem postanowień zawartych w Regulaminie, Organizator niniejszym wyłącza, w najszerszym zakresie dopuszczalnym na podstawie przepisów prawa, wszelkie warunki, gwarancje i postanowienia, jasne (oprócz określonych w Regulaminie) lub dorozumiane, ustawowe, zwyczajowe lub innego rodzaju, które, gdyby rzeczone wyłączenie nie występowało, mogłyby działać na korzyść Wystawcy. Wystawca potwierdza, że powyższe postanowienia zawarte w niniejszym ustępie są uzasadnione i Wystawca akceptuje rzeczone ryzyko i/lub uzyska odpowiednie ubezpieczenie.
4. Wystawca zobowiązuje się ochronić Organizatora i zwolnić go z odpowiedzialności z tytułu wszelkich kosztów (w tym kosztów egzekucji), wydatków, odpowiedzialności (w tym zobowiązań podatkowych), obrażeń, szkód bezpośrednich, pośrednich lub utraconych zysków, roszczeń, żądań, postępowań lub kosztów prawnych (na zasadzie pełnego zadośćuczynienia) oraz wyroków, które Organizator poniesie lub, na które będzie narażony w wyniku bezpośredniego lub pośredniego niewykonania lub nienależytego wykonania, albo braku lub opóźnienia wykonania zobowiązań Wystawcy określonych w Regulaminie.
5. Organizator nie będzie ponosić jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Wystawców z tytułu organizacji Wydarzenia, za zwłokę, niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Organizacji Wydarzenia, za żadne szkody, straty, utracone zyski, roszczenia jakiejkolwiek natury z jakiekolwiek tytułu prawnego (opóźnienia i innych) w zakresie w jakim taka zwłoka, niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań zostało spowodowane bezpośrednio lub pośrednio przez jakiekolwiek zdarzenie, warunek, następstwo lub inną przyczynę, przewidywalną lub nieprzewidywalną, powstałą po publikacji niniejszego Regulaminu.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez osoby trzecie lub z przyczyn niezależnych (siła wyższa, przerwy techniczne itd.).
7. Organizator Wydarzenia nie ponosi odpowiedzialności za ograniczenia w dostawie mediów tj. energii, gazu, wody wprowadzonych przez operatorów i dostawców mediów na skutek zastosowania obowiązujących przepisów lub innych nieprzewidzianych zjawisk.
8. Organizator nie zapewnia ochrony stoiska po zakończeniu Wydarzenia.

VIII. Wizerunek i dane osobowe (RODO)
1. Administratorem danych osobowych Wystawców i Uczestników jest CETT Sp. z o.o. z siedzibą w Słubicach, ul. Transportowa 8B, 69-100 Słubice.
2. Dane osobowe będą przetwarzane w celu organizacji i realizacji Wydarzenia NEXT E-MOVE, w tym kontaktu z Uczestnikami oraz prowadzenia działań promocyjnych i dokumentacyjnych (w tym publikacji zdjęć i nagrań z wydarzenia), na podstawie:
– art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą),
– art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora, jakim jest promocja wydarzenia i organizatora).
3. Przesłanie zgłoszenia udziału w Wydarzeniu oznacza wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO oraz na wykorzystanie wizerunku uczestnika w materiałach promocyjnych wydarzenia, na zasadach określonych w art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
4. Fotografie, nagrania i materiały audiowizualne mogą być wykorzystywane na stronie internetowej, w mediach społecznościowych oraz w materiałach informacyjno-promocyjnych organizatora, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
5. Wystawca/Uczestnik ma prawo:
– dostępu do danych,
– ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania,
– przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
– wniesienia skargi do Prezesa UODO.
6. Dane mogą zostać udostępnione podmiotom wspierającym organizację wydarzenia na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
7. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, a jej brak może uniemożliwić udział w wydarzeniu.

IX. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
2. Wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
3. Regulamin obowiązuje od dnia jego opublikowania i może być zmieniany przez Organizatora. Aktualna wersja będzie dostępna na stronie internetowej Organizatora.